会議を減らすための組織整理：役割分担から始める

成長した組織でよく起きる問題の一つが、会議の数が増え続けることです。会議が増える根本的な原因は、「誰が何を決めるか」が明確でないことにあります。役割分担の整理から始める組織改善の手順を説明します。

会議が増える組織の共通点 ¶

会議が多い組織には、共通するパターンがあります。決定権が特定の人に集中していて、その人がいないと物事が進まない。あるいは逆に、誰でも意見を言えるが誰も決めない状態になっている。どちらも、意思決定の経路が不明確なことが原因です。

役割分担表を作る前にやること ¶

役割分担表を作る前に、まず現在の業務フローを書き出します。誰が何をしているかを、実際に聞いて回ることが必要です。組織図と実態が違うことは珍しくありません。

Orchard Compassの組織整理では、主要な業務を10〜15項目に絞り、それぞれについて「誰が実行するか」「誰が確認するか」「誰が最終決定するか」の三つを明確にします。この三つが揃うと、会議で確認が必要な事項が減ります。

• 実行者：その業務を実際に行う人
• 確認者：品質や進捗を確認する人
• 決定者：最終的な判断を下す人

整理した後に起きること ¶

役割分担を整理すると、最初は少し窮屈に感じる方もいます。これまで自由に意見を言えていた場面が、「これはAさんが決める」と明確になるからです。ただ、1〜2ヶ月経つと、判断のスピードが上がり、会議の所要時間が短くなる変化が出てきます。

組織・業務フローの整理サービスでは、この作業を2〜3回のワークショップで進めます。完成した役割分担表は、新しいスタッフへの説明にも使えます。

役割分担の整理は、一度やれば終わりではありません。事業が変わるたびに見直す必要があります。ただ、最初に一度きちんと整理しておくと、その後の見直しははるかに楽になります。